Fajne wydarzenie. Co może pójść nie tak?

Organizujesz warsztaty, szkolenie, konferencję, spotkanie z czytelnikami bloga albo inne fajne wydarzenie? Zastanów się, co może się nie udać!

Zrób listę potencjalnych zagrożeń Twojego projektu. Po co? Żeby w dniu wydarzenia nie biegać w panice! Już teraz, na etapie planowania eventu, wykryj słabe punkty. Możesz od razu im zaradzić albo stworzyć plan B.

Oczywiście mimo najlepszego planu wciąż mogą pojawić się niespodziewane sytuacje (i pewnie tak będzie). Pamiętaj o elastyczności – reaguj na bieżąco i z otwartą głową szukaj rozwiązań.

Na szczęście ogromną większość sytuacji, potrzeb uczestników i potencjalnych niepowodzeń możesz przewidzieć. Podam Ci kilka przykładów, żebyś mogła albo mógł podążyć podobnym tokiem myślenia i stworzyć listę zagrożeń dla swojego projektu.

Jeśli potrzebujesz mojej pomocy w określeniu słabych punktów projektu, przygotowaniu planu B, planu promocji, listy fajnych miejsc pasujących do Twojego wydarzenia, chcesz zorganizować świetne wydarzenie i zaoszczędzić przy tym sporo czasu i energii, skorzystaj z konsultacji z organizacji fajnych wydarzeń!

 

Miejsce

  • Twoje wydarzenie odbywa się na zewnątrz? Zastanów się, co zrobisz, jeśli będzie deszcz lub upał. Czy w grę wchodzi zmiana miejsca? Jak powiadomisz o niej uczestników?
  • Czy uczestnicy będą mieli możliwość korzystania z toalety, umycia rąk, dostęp do  jedzenia i wody do picia?
  • Czy hałas nie będzie przeszkadzał uczestnikom? Czy w sali obok odbywa się inne, głośne wydarzenie? Czy okna wychodzą na ruchliwą ulicę?
  • Czy w sali warsztatowej nie będzie zbyt zimno/ gorąco? Czy jest ogrzewanie, klimatyzacja, możliwość przewietrzenia?
  • Czy możliwy jest dojazd komunikacją miejską, rowerem, samochodem? Czy jest gdzie zaparkować albo przypiąć rower?
  • Czy uczestnicy łatwo trafią na miejsce? Czy droga jest dobrze oznaczona?

 

Sprzęt

  • Czy projektor współpracuje z Twoim laptopem? Jaki kabel jest potrzebny, żeby je połączyć?
  • Co zrobisz, jeśli któryś ze sprzętów (projektor, mikrofon, laptop) zepsuje się w trakcie wydarzenia?
  • Czy na miejscu na pewno jest wszystko, czego potrzebujesz? Czy trzeba wypożyczyć jakieś dodatkowe wyposażenie?
  • Jeśli wydarzenie odbywa się w dużej sali widowiskowej, sprawdź, czy litery i obrazy w prezentacjach są dobrze widoczne z ostatnich rzędów. Czy wszystko dobrze słychać? Jaki poziom dźwięku będzie odpowiedni dla pierwszych i ostatnich rzędów?

 

Ludzie

  • Co się stanie, jeśli ktoś z ekipy organizacyjnej, prowadzących albo prelegentów będzie miał awaryjną sytuację i nie da rady przyjść?
  • Kto przywita uczestników? Jak będzie wyglądało sprawdzanie listy gości? Czy będziecie sprawdzać jakieś dokumenty lub wydrukowane bilety? Czy uczestnicy zostali o tym poinformowani?
  • Co zrobisz, jeśli pojawi się mniej/ więcej uczestników, niż się spodziewasz?
  • Co, jeśli uczestnicy nie przygotują się (np. nie będą mieli wymaganych sprzętów – choćby mat do ćwiczeń lub nie zainstalują wcześniej odpowiedniego programu)?
  • Co się stanie, jeśli ktoś się zrani/ skaleczy w trakcie wydarzenia?
  • Czy bierzesz pod uwagę, że ktoś może potrzebować pomocy w dotarciu na miejsce lub innego siedzenia (np. ze względu na problemy z kręgosłupem)?

 

Mogłabym jeszcze długo wypisywać przykłady potencjalnych zagrożeń, ale zostawię Ci pole do popisu 😉 Daj koniecznie znać w komentarzu, jakie słabe punkty widzisz w swoim wydarzeniu i jak zamierzasz im zaradzić!

 

 

Pomogę Ci!

Poprowadzę Cię krok po kroku i pokażę Ci jak sprawnie zorganizować dobre warsztaty! Weź udział w moim kursie online Zorganizuj swoje pierwsze warsztaty!

 

Photo by Aranxa Esteve on Unsplash

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *