Jak zorganizować konferencję, warsztaty albo piknik, żeby uniknąć błędów?

Organizujesz warsztaty, szkolenie, konferencję, spotkanie z czytelnikami bloga albo inne fajne wydarzenie? Chcesz uniknąć błędów? Zastanów się więc z góry nad tym, co może się nie udać!

Zrób listę potencjalnych zagrożeń Twojego projektu. Po co? Żeby w dniu wydarzenia nie biegać w panice! Już teraz, na etapie planowania eventu, wykryj słabe punkty. Możesz od razu im zaradzić albo stworzyć plan B.

Oczywiście mimo najlepszego planu wciąż mogą pojawić się niespodziewane sytuacje (i pewnie tak będzie). Pamiętaj o elastyczności – reaguj na bieżąco i z otwartą głową szukaj rozwiązań.

Zastanawiasz się, jak ustrzec się przed błędami i jak zorganizować konferencję, zlot, szkolenie albo spotkanie z czytelnikami bloga?

 

Na szczęście ogromną większość sytuacji, potrzeb uczestników i potencjalnych niepowodzeń możesz przewidzieć. Podam Ci kilka przykładów, żebyś mogła albo mógł podążyć podobnym tokiem myślenia i stworzyć listę zagrożeń dla swojego projektu.

Jeśli potrzebujesz mojej pomocy w określeniu słabych punktów projektu, przygotowaniu planu B, planu promocji, listy fajnych miejsc pasujących do Twojego wydarzenia, chcesz zorganizować świetne wydarzenie i zaoszczędzić przy tym sporo czasu i energii, skorzystaj z konsultacji z organizacji fajnych wydarzeń!

 

Miejsce

  • Twoje wydarzenie odbywa się na zewnątrz? Zastanów się, co zrobisz, jeśli będzie deszcz lub upał. Czy w grę wchodzi zmiana miejsca? Jak powiadomisz o niej uczestników?
  • Czy uczestnicy będą mieli możliwość korzystania z toalety, umycia rąk, dostęp do  przekąsek i wody do picia? Czy gdzieś blisko jest knajpka, gdzie w razie potrzeby w przerwie szkolenia mogą wyskoczyć na lunch? Jak zorganizować konferencję, żeby nie powstała ogromna kolejka i wszyscy zdążyli spokojnie zjeść lub napić się kawy?
  • Czy hałas nie będzie przeszkadzał uczestnikom? Czy w sali obok odbywa się inne, głośne wydarzenie? Czy okna wychodzą na ruchliwą ulicę?
  • Czy w sali warsztatowej nie będzie zbyt zimno/ gorąco? Czy jest ogrzewanie, klimatyzacja, możliwość przewietrzenia?
  • Czy możliwy jest dojazd komunikacją miejską, rowerem, samochodem? Czy jest gdzie zaparkować albo przypiąć rower?
  • Czy uczestnicy łatwo trafią na miejsce? Czy droga jest dobrze oznaczona?

 

Sprzęt

  • Czy projektor współpracuje z Twoim laptopem? Jaki kabel jest potrzebny, żeby je połączyć?
  • Co zrobisz, jeśli któryś ze sprzętów (projektor, mikrofon, laptop) zepsuje się w trakcie wydarzenia?
  • Czy na miejscu na pewno jest wszystko, czego potrzebujesz? Czy trzeba wypożyczyć jakieś dodatkowe wyposażenie?
  • Jak zorganizować konferencję, zlot lub galę w dużej sali widowiskowej? Koniecznie sprawdź, czy litery i obrazy w prezentacjach są dobrze widoczne z ostatnich rzędów. Czy wszystko dobrze słychać? Jaki poziom dźwięku będzie odpowiedni dla pierwszych i ostatnich rzędów?

 

Ludzie

  • Co się stanie, jeśli ktoś z ekipy organizacyjnej, prowadzących albo prelegentów będzie miał awaryjną sytuację i nie zdoła dotrzeć?
  • Kto przywita uczestników? Jak będzie wyglądało sprawdzanie listy gości? Czy będziecie sprawdzać jakieś dokumenty lub wydrukowane bilety? Czy uczestnicy zostaną poinformowani o konieczności pokazania zaproszeń?
  • Co zrobisz, jeśli pojawi się mniej/ więcej uczestników, niż się spodziewasz?
  • Co, jeśli uczestnicy nie przygotują się (np. nie będą mieli wymaganych sprzętów – choćby mat do ćwiczeń lub nie zainstalują przed szkoleniem wymaganego programu)?
  • Co się stanie, jeśli ktoś się zrani/ skaleczy w trakcie wydarzenia?
  • Czy bierzesz pod uwagę, że ktoś może potrzebować pomocy w dotarciu na miejsce lub specjalnego siedzenia (np. ze względu na problemy z poruszaniem się)?

 

Wiesz już, na co zwrócić uwagę i jak zorganizować konferencję, piknik, spotkanie lub szkolenie, żeby uniknąć błędów? Mogłabym jeszcze długo wypisywać przykłady potencjalnych potrzeb i zagrożeń, ale zostawię Ci pole do popisu 😉

Daj koniecznie znać w komentarzu, jakie słabe punkty widzisz w swoim wydarzeniu i jak zamierzasz im zaradzić!

 

 

Pomogę Ci!

Poprowadzę Cię krok po kroku i nauczę Cię, jak sprawnie zorganizować dobre warsztaty! Weź udział w moim kursie online Zorganizuj swoje pierwsze warsztaty!

Możesz też zlecić mi organizacyjną stronę swojego wydarzenia – zlotu, targów, konferencji, szkolenia, spotkania z czytelnikami bloga. Organizuję w całej Polsce – tak, żebyś Ty mogła/ mógł skupić się na merytorycznym przygotowaniu. Sprawdź szczegóły!

 

Photo by Aranxa Esteve on Unsplash

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *