Dodatkowa uwaga klienta może dotyczyć korekty mieszczącej się w zaakceptowanym zakresie albo nowego zadania, które wymaga osobnej wyceny i uzgodnienia. Jasne zasady rund poprawek ułatwiają rozliczenie pracy, ale nie zastępują potwierdzenia ceny, gdy zmienia się zakres projektu.
Jak odróżnić poprawkę od zmiany zakresu
O tym, czy prośba jest poprawką, decyduje jej zgodność z zaakceptowanymi ustaleniami, a nie samo to, że klient zgłasza ją po wykonaniu projektu. Poprawka w ramach zakresu koryguje wcześniej wykonany element, który już należał do uzgodnionej pracy. Jeśli prośba dodaje nową funkcjonalność, element, podstronę lub format albo zmienia kierunek projektu, wykracza poza pierwotny zakres.
Przy niejednoznacznej uwadze porównaj jej skutek z zaakceptowanym zakresem: czy chodzi o korektę istniejącego elementu, czy o nowe wymaganie?
Jak ustalić limit rund i zasady zgłaszania uwag
Przed rozpoczęciem projektu wpisz do oferty lub umowy, ile rund poprawek obejmuje cena i na jakich zasadach rozliczane są kolejne. Ustal też, co oznacza jedna runda: komplet uwag przekazany jednorazowo, a nie dosyłany partiami. Dzięki temu obie strony wiedzą, kiedy wykorzystano ustalony limit.
- Limit i rozliczenie: podaj liczbę rund w cenie oraz ustaloną stawkę za kolejne poprawki.
- Sposób przekazania: poproś o zebranie uwag w jednym dokumencie lub wiadomości; wskaż osobę, która je koordynuje i zatwierdza.
- Termin: określ, do kiedy klient ma przesłać uwagi do danej wersji; możesz również wskazać termin jej akceptacji.
Jak obliczyć cenę dodatkowych prac
Wycenę dodatkowej pracy obliczysz, mnożąc przewidywany czas realizacji przez przyjętą stawkę godzinową. Najpierw rozbij zadanie na konkretne czynności i oszacuj czas każdej z nich, biorąc pod uwagę złożoność projektu. Do sumy dolicz przewidywany czas komunikacji z klientem oraz późniejszych korekt — pominięcie tych elementów może zaniżyć nakład pracy.
Jeśli ustalasz własną stawkę, możesz odnieść koszty działalności do liczby godzin rzeczywiście dostępnych na pracę dla klientów. Uwzględnij, że część czasu zajmują między innymi administracja, marketing, sprzedaż, urlopy i choroby; stawka pokrywająca koszty nie musi jeszcze uwzględniać oczekiwanego dochodu. Szacunki porównuj z rzeczywistym czasem podobnych, wcześniej wykonanych zleceń.
Dodatkowy zakres możesz rozliczyć według stawki godzinowej, jako osobny etap albo w formie pakietu godzin.
Jak przedstawić wycenę i uzyskać akceptację klienta
Przedstaw wycenę tak, by klient widział, co obejmuje dodatkowa płatność i na jakich warunkach praca może się rozpocząć. W wiadomości wskaż:
- Element poza ustaleniami — nazwij żądany zakres, który nie mieści się w zaakceptowanej wycenie.
- Proponowaną realizację — opisz ją jako osobny etap i określ jego zakres.
- Wynagrodzenie — podaj kwotę za ten dodatkowy etap.
Poproś klienta o potwierdzenie zakresu i wyceny mailowo. Uzgodnioną zmianę można następnie ująć w aneksie lub dodatkowym zleceniu; rozpocznij prace dopiero po potwierdzeniu ustaleń na piśmie.
