Pierwszy diagram BPMN może być trudny do odczytania, jeśli nie wiadomo, które elementy pokazują przebieg pracy, a które porządkują odpowiedzialność lub komunikację. BPMN 2.0 pomaga opisywać i analizować procesy biznesowe, ale nie zastępuje modeli struktur organizacyjnych ani przepływu danych, więc jasne określenie celu diagramu ułatwia dobranie jego zakresu i szczegółowości.
Czym jest BPMN 2.0 i do czego służy diagram procesu
BPMN 2.0 to graficzna notacja do opisywania, analizowania i doskonalenia procesów biznesowych. Diagram pozwala przedstawić przebieg pracy i przepływ informacji w sposób zrozumiały dla osób o różnych rolach, takich jak analitycy, przedstawiciele biznesu i programiści. Wspólny zapis ułatwia uzgodnienie, jak proces działa i co ma się w nim zmienić.
Model może dokumentować stan obecny (AS-IS) albo przedstawiać projektowany stan docelowy (TO-BE). BPMN nie zastępuje jednak modeli struktur organizacyjnych ani diagramów przepływu danych. Nie zawsze dostarcza też wszystkich informacji potrzebnych do zarządzania jakością, symulacji, kalkulacji kosztów czy analizy ryzyka — w takich zastosowaniach może wymagać uzupełnienia.
Podstawowe elementy diagramu BPMN
Podstawowy przebieg procesu opisują aktywności, zdarzenia i bramki.
- Aktywność oznacza pracę wykonywaną przez człowieka lub system. Zadanie przedstawia pracę na atomowym poziomie danego modelu, natomiast podproces grupuje złożoną pracę, którą można opisać dokładniej na niższym poziomie.
- Zdarzenie wskazuje rozpoczęcie procesu, fakt występujący w jego trakcie albo jego zakończenie — zależnie od tego, czy jest początkowe, pośrednie czy końcowe.
- Bramka rozdziela lub łączy ścieżki. XOR wybiera jedną z nich na podstawie warunków, a AND umożliwia przepływ równoległy i może służyć do synchronizacji ścieżek.
Obiekty danych pokazują informacje wykorzystywane lub wytwarzane w procesie. Adnotacje i grupy uzupełniają albo porządkują diagram, ale nie definiują jego głównego przepływu.
Jak czytać diagram: przebieg procesu, role i komunikacja
Diagram czyta się jednocześnie jako przebieg pracy i podział odpowiedzialności. Pula BPMN reprezentuje uczestnika procesu — na przykład organizację, klienta albo samodzielną osobę — a znajdujące się w niej tory porządkują działania według przypisanej roli, stanowiska lub jednostki. Tor wskazuje więc, kto odpowiada za dane działania, ale sam nie oznacza odrębnego uczestnika.
Przepływ sekwencji pokazuje kolejność wykonywania elementów w obrębie tej samej puli. Przepływ komunikatów oznacza natomiast wymianę informacji między uczestnikami przedstawionymi w różnych pulach; nie służy do łączenia elementów wewnątrz jednej puli. Pula typu blackbox pokazuje udział uczestnika, lecz ukrywa jego wewnętrzny przebieg, dlatego pozwala zaznaczyć komunikację bez opisywania, jak druga strona realizuje swoje działania.
Jak stworzyć prosty diagram procesu krok po kroku
Prosty diagram BPMN najlepiej zacząć od ustalenia, jaki proces ma opisywać i do czego model będzie potrzebny. Poniższa kolejność porządkuje pracę, ale jest praktycznym sposobem postępowania, a nie obowiązkową sekwencją narzuconą przez standard.
- Ustal cel i zakres — określ, gdzie proces się zaczyna i kończy oraz jaki poziom szczegółowości odpowiada jego zastosowaniu. Zdecyduj też, czy model ma pokazywać stan obecny (AS-IS), czy projektowany (TO-BE).
- Zbierz wiedzę o przebiegu — korzystaj z rozmów z osobami znającymi proces, obserwacji, warsztatów lub istniejącej dokumentacji. Dzięki temu diagram będzie oparty na rzeczywiście wykonywanej albo planowanej pracy.
- Odwzoruj przebieg — przedstaw wykonywane działania, zdarzenia wpływające na proces i mechanizmy sterowania jego przebiegiem. Dobór szczegółów podporządkuj wcześniej ustalonemu celowi i zakresowi.
- Rozbij złożoną pracę, jeśli to potrzebne — użyj podprocesu, aby pokazać ją na niższym poziomie szczegółowości, zamiast opisywać wszystkie jej elementy w głównym przebiegu.
Zasady czytelnego i poprawnego modelu BPMN
Czytelny model BPMN pokazuje tyle szczegółów, ile potrzeba do jego celu i odbiorców, a nie każdy element procesu. Przy ocenie diagramu sprawdź, czy da się rozpoznać jego zakres, przebieg i zakończenie, a opisy nie przesłaniają najważniejszych informacji.
- Dopasuj szczegółowość — odbiorcom potrzebującym ogólnego obrazu wystarczy mniej detali niż osobom, które mają na podstawie modelu wdrażać proces. W razie potrzeby przygotuj różne wersje diagramu.
- Ogranicz opisy na diagramie — rozbudowane objaśnienia przenieś do osobnej dokumentacji, aby nie przeciążały widoku procesu.
- Rozdziel rodzaje informacji — przepływ sekwencji pokazuje przebieg procesu, a informacje o danych pełnią inną rolę; nie przedstawiaj ich tak, jakby były tym samym rodzajem przepływu.
- Wyznacz początek i koniec — czytelne wskazanie granic ułatwia odbiorcy ustalenie, jaki przebieg obejmuje model.
- Dbaj o zwięzły układ — jeśli to możliwe, zmieść diagram na jednej stronie; rozbudowany model można podzielić na poziomy szczegółowości zamiast zmniejszać jego czytelność.
